Tiedät varmasti tunteen, kun tietokoneen näytöllä on kymmeniä välilehtiä auki, ajatuksissa on monta projektia ja olo on tehokas. Sivuilta valikoituu työnalle tehtäviä sekalaisessa järjestyksessä, osa jää hieman kesken, osa valmistuu. Kello käy ja päivä etenee. Päivän mittaan tulee uusia tehtäviä, jotka sujahtavat vanhojen tehtävien lomaan. Samaan aikaan vihkoon tulee lisää muistiinpanoja.

Kirjoitan blogia vuoden takaisesta ajasta, jolloin havahduin ja huomasin, että en elänyt omannäköistä elämää / yrittäjyyttä. Nyt onkin hyvä hetki muistella matkaa multitaskaajasta tasapainoiseen hyvään arkeen ja yrittäjyyteen.

Lämmöllä muistelen entistä elämääni, jossa multitaskaaminen ohjasi lähes kaikkea toimintaani. En yksinkertaisesti itse nähnyt tilannettani, olin tottunut elämääni ja se tuntui hyvältä. Kunnes huomasin, että arkeni kuormittaa minua ja aloin miettiä, mitä pitää muuttaa. Vuosi 2024 oli alkamassa ja aloin etsiä ratkaisuja, jotka auttaisivat muutoksen läpiviemisessä.

Miten aloin purkaa tilannetta

Ensimmäinen tehtävä oli ymmärtää, mikä on pielessä ja mikä kuormittaa eniten. Vastaus alkoi hahmottua oman suunnitelmallisuuden, tiukan aikatauluttamisen ja sidosryhmien päinvastaisen toiminnan yhteisvaikutuksesta.

Mikä siis olisi ratkaisu? Siihen löytyi parikin toimivaa mallia. Ensimmäisenä oivalsin, se mitä et voi muuttaa täytyy hyväksyä. Tämä helpotti kummasti, kun itse haluat kaiken olevan valmiina, tarkastettuna ja täydellisenä, hyvissä ajoin ja et yksinkertaisesti saa tarvittavia tietoja ajoissa. Ei ole muuta ratkaisua, kun antaa olla, tehdään asiat sitten kun tiedot tulee ja jos ei tule ne jää uupumaan.

Rakastan tekniikkaa ja se oli myös ratkaisu tilanteeseen

Toinen käänteentekevä muutos oli alkaa mitata ja suunnitella omaa ajankäyttöä mittaamisen perusteella.

Mistä aloitin? Siitä, että päätin milloin ja kuinka paljon työskentelen. Tähän tarvitsin tekniikkaa avuksi. Toggl on täydellinen ratkaisu, kun haluat mitata aikaa. Otin siis Togglin käyttöön. Avasin asiakkaille ja kaikille tehtäville projektit, tein oman projektin myös tauoille ja lounastunneille. Yhteenvedon avulla voin vaivattomasti seurata onnistumistani päivä tai viikko kerrallaan.

Samalla kun päätin ottaa Togglin käyttöön, päätin myös ottaa Microsoft Plannerin tehokäyttöön. Päätös on yksi parhaista, mitä olin pitkään aikaan tehnyt. Plannerin avulla on superhelppoa hallita työtehtäviä. Ehkä parasta on, kun saan sinne myös todo -listat, soittopyynnöt. Säännöllinen käyttö vapauttaa muistikapasiteettia ja selkeyttää suunnittelua.

Miten nämä vaikuttavat multitaskaamiseen

Siten, että olin läsnä omassa tekemisessäni. Tein asiat niin että ne olivat aikataulutettuja ja järjestyksessä.

Nautin suuresti siitä, että voin ottaa yhden tehtävän suunnitellusti työn alle, tehdä sen valmiiksi ja vasta sitten aloittaa seuraavan. Tietysti projekteja tehdään paloissa, mutta nykyisin yhtä palaa kerrallaan ja sille varattuna aikana. Sanoisin, että multitaskaamisen lopettaminen on suurin yksittäinen asia, joka on tuonut lisää vapaa-aikaa elämään.

Yllättävää oli myös se, että uskalsin olla rohkea ja valita. Kun olen työskennellyt suunnitellun ajan, lopetan työskentelyn ja jatkan myöhemmin. Tällä menetelmällä saan myös paljon enemmän aikaan. Ylipitkä kuormittava työpäivä ei ole ratkaisu. Jossain kohtaa tehokkuus romahtaa ja loppu aika on aivan turhaa tehdä mitään, koska mielen kapasiteetti ei vaan jaksa enää keskittyä aidosti tekemiseen.

 

Millaisia kokemuksia tai ajatuksia sinulla on multitaskaamisesta?