Pienyrittäjän kotikonttoripäivään sisältyy monenlaista tekemistä. Aika tuntuu valuvan johonkin mystiseen aukkoon, eikä tehtäviä valmistu suunnitellussa aikataulussa. Tekemättömien ja keskeneräisten töiden määrä uhkaa kasvaa, vaikka teen töitä koko ajan. Kuulostaako tutulta?
Olen aikaisemmin käyttänyt 50 min työtä 10 taukoa tekniikkaa, joka on toiminut melko hyvin. Pientä hiipumista tulee kuitenkin aina ennen taukoa. Sitten kuulin tarinan Italialaisesta Francesco Cirillosta, joka on kehittänyt 1980-luvun loppupuolella Pomodoro-tekniikan. Kiitos @Tomi Kaukinen ja @licenceto.fail LinkedIn postauksen, jossa hän kertoi tekniikasta. Tekniikka vaikutti niin mielenkiintoiselta, että sitä oli pakko kokeilla.
Koska kuulun suorittajien lajiin, hiukan mietitytti tämä ”tomaatti” tekniikka. Olin kuitenkin päättänyt lisätä elämääni uteliaisuutta ja heittäytymistä. Tässä aukesi hyvä tilaisuus toteuttaa molempia.
Lähdin purkamaan viikon tehtävälistaani ”tomaatti” tekniikan avulla. Laitoin munakellon päälle ja muut häiriötekijät minimiin. Kello hälytti aivan liian pian ja teki mieli jatkaa työskentelyä, pysyin kuitenkin päätöksessäni pitää viiden minuutin tauko. Seuraavana ajatuksissani oli, mitä tekisin viiden minuutin tauon aikana. Sanakummitus taukojumppa alkoi pyöriä ajatuksissani. Ei kai sentään, no jos kuitenkin kokeilen. Tein päätöksen, että jokaisen 25 min työskentelyjakson päätteeksi teen 20 kpl syväkyykkyjä. Se tuntuikin yllättävän hyvältä, olo ole virkeä, kun jatkoin töitä ja asetin uuden 25 min jakson.
Hiukan haparoivalla rutiinilla jatkon sitkeästi Pomodoro-tekniikan toteuttamista. Ilokseni huomasin, että keskeneräisten tehtävien määrä alkoi vähentyä. Ihan mahtavaa! Näin LinkedIn postauksen, jossa tekniikkaa kehuttiin myös ”silpputöiden” tekemiseen. Siispä kokeilemaan sitäkin. Muutaman viikon Pomodoro työskentelyn jälkeen rutiini alkaa selkeästi hahmottua ja mukaan on tullut jostain takavasemmalta PAPERINEN KALENTERI. Siis minulle kenelle sähköinen toimisto on ollut elinehto jo yli kymmenen vuotta.
Palataan otsikon tekstiin, mitä yhteistä on Pomodoro tekniikalla ja paperisella kalenterilla? No se yhteys, että molemmat ovat erinomaisia välineitä työn suunnitteluun ja toteutukseen. Olen alkanut käyttää paperikalenteria työnsuunnittelun ja pikamuistiinpanojen tukena. Pieni To Do lista kalenteriin ja sitä sitten purkamaan Pomodoron avulla. Olen myös ottanut tavaksi tehdä tukkimiehen kirjanpitoa kalenteriin käytetyistä 25 min jaksoista. Nyt tiedän selkeästi, kuinka kauan minulta meni aikaa, kun tein tarjouksen asiakkaalle. Tiedän myös, että yhteen some postaukseen saa kulumaan ihan liian paljon aikaa.
Uuden rutiinin Pomodo-tekniikan ja paperikalenterin ansiosta, voin suunnitella ajankäyttöäni todella tehokkaasti. Kun suunnittelen tulevan viikon töitä, varaan tehtäville 25 minuutin jaksoja, sen mukaan mitä on aiemmin toteutunut. Töiden vaatiman ajan ymmärrys on parantunut huimasti ja keskittyminen onnistuu paremmin. Olen myös ottanut tavaksi varata yhden 25 min jakson päivän lopuksi, jonka aikana kirjaan vihkosta ja muistilapuilta kaikki muistiinpanot oikeille paikoilleen. Ihan huippua, kun ei ole mitään sotkuvihkoja tai lappuja pyörimässä päivästä toiseen.
Kirsikkana kakun päällä, laskiessani viime viikon Pomodoro jaksoja, voin ilokseni todeta, että tein keskimäärin 5×20 syväkyykkyä päivässä. (Kiitos 5 min taukojen)
